Verslo valdymo sistemos

Verslo valdymo sistema (VVS, kasdienėje kalboje dažnai vadinama ERP) - tai vidinė programa, kurioje vyksta įmonės kasdienis darbas: užsakymai, ištekliai, dokumentai, terminai ir atsakomybės. Skirtingai nuo klasikinio ERP, ji nesiekia pakeisti visos įmonės infrastruktūros - ji skaitmenina konkrečius procesus ir susijungia su tuo, kas jau veikia, pavyzdžiui, su apskaitos programa.

Nuo skaičiuoklės iki sistemos

Skaičiuoklė yra puikus įrankis, kol ja naudojasi vienas žmogus. Problemos prasideda, kai failas keliauja per el. paštą, kai atsiranda antra versija, kai niekas nebeatsimena, kuri eilutė teisinga. Sistema tas pačias lenteles paverčia bendra duomenų baze su teisėmis, istorija ir taisyklėmis.

• Vienas įrašas vietoj penkių kopijų skirtinguose failuose.
• Veiksmų žurnalas: matyti, kas ir kada keitė.
• Teisės pagal roles, o ne pagal pasitikėjimą.
• Automatiniai priminimai vietoj rankinio sekimo.
• Ataskaitos, kurios susiskaičiuoja pačios.

Kada verta kurti verslo valdymo sistemą

Sistema atsiperka ne tada, kai įmonė pasiekia tam tikrą dydį, o tada, kai rankinis darbas pradeda kainuoti daugiau nei jo automatizavimas. Dažniausi ženklai:

• Tie patys duomenys suvedami į kelias vietas: skaičiuoklę, apskaitą ir el. laišką.
• Atsakymas į klausimą „kokia užsakymo būsena?“ reikalauja paskambinti kolegai.
• Procesas stoja, kai atostogauja vienas žmogus, žinantis, kaip jis veikia.
• Vadovų ataskaitos kas mėnesį renkamos ranka iš kelių failų.

Daugiau tokių požymių aprašėme straipsnyje Excel ar individuali sistema.

Sritys, kurias dažniausiai skaitmeniname

• Sutarčių valdymas - rengimas, derinimas, elektroninis pasirašymas, terminų sekimas.
• Užsakymų ir darbų eiga - nuo priėmimo iki atlikimo su atsakingais ir terminais.
• Ištekliai ir grafikai - žmonės, transportas, patalpos, įranga.
• Dienynai ir lankomumas - švietimo ir laisvalaikio įstaigoms.
• Vidinės ataskaitos - rodikliai vadovams realiu laiku.

Integracijos su apskaita

Nauja sistema neturi keisti apskaitos - ji turi su ja kalbėtis. Jungtis kuriame su bet kuria programa, turinčia API arba failų mainų sąsają: B1, Rivilė, Directo, Agnum ar kita. Perduodamos sąskaitos, klientai ir mokėjimų būsenos, kad duomenys nebūtų suvedinėjami du kartus. Plačiau - integracijos ir automatizavimas.

Verslo valdymo sistema ar ERP diegimas

ERP diegimas yra atskira disciplina su savo rizika ir metų trukmės projektais. Mes darome siauresnį ir labiau nuspėjamą dalyką: paimame konkretų skaudantį procesą, jį skaitmeniname ir sujungiame su esama infrastruktūra. Jei jums reikia pilno ERP diegimo, verta kalbėtis su ERP gamintojo partneriais.

Kaip atrodo pirmasis etapas

Pirmasis etapas sąmoningai siauras: vienas procesas, kuris šiandien labiausiai stabdo darbą, ir tik tie žmonės, kurie jį vykdo. Tipinė apimtis:

• proceso žingsniai ir būsenos, aprašytos kartu su darbuotojais;
• rolės ir teisės: kas pildo, kas tvirtina, kas tik mato;
• viena svarbiausia jungtis, dažniausiai su apskaitos programa;
• ataskaita, dėl kurios vadovams nebereikia rinkti duomenų rankomis.

Kai šis procesas veikia ir žmonės juo naudojasi kasdien, prijungiami kiti. Tai lėčiau nei „viskas iš karto“, bet sistema, kuria naudojamasi, vertingesnė už pilną sistemą, kurios niekas neatidaro.

Kiek laiko užtrunka

Verslo valdymo sistema auga kartu su procesais: pirmame etape skaitmeninamas vienas procesas, o kiti prijungiami, kai jis jau veikia.

• Analizė - 2-4 savaitės, baigiasi apimtimi ir sąmata.
• Prototipas - 1-2 savaitės pagrindiniams scenarijams.
• Kūrimas - sprintais kas 2 savaites; pirmoji veikianti versija paprastai per 2-4 mėnesius.
• Paleidimas - 1-2 savaitės su duomenų perkėlimu ir apmokymais.

Kiekvienas etapas baigiasi rezultatu, kurį galima įvertinti prieš einant toliau. Plačiau apie tai metodikos puslapyje.

Viešajam sektoriui

Įstaigos vidiniai procesai, pavyzdžiui, dokumentų derinimas, sutartys ar išteklių planavimas, skaitmeninami taip pat kaip verslo, bet su papildomais reikalavimais.

• Techninė specifikacija pirkimui, parengta pagal analizės rezultatus.
• WCAG 2.1 AA prieinamumo patikra testavimo etape.
• BDAR reikalavimai ir duomenų saugojimo taisyklės nuo projekto pradžios.
• SLA priežiūra su sutartu reakcijos laiku ir mėnesio ataskaita.

Kaip dirbame su įstaigomis, aprašyta puslapyje sprendimai viešajam sektoriui.

Kas lemia kainą

• Kiek procesų skaitmeninama pirmame etape.
• Rolių ir patvirtinimo grandinių skaičius.
• Integracijos su apskaitos programa.
• Duomenų perkėlimas iš skaičiuoklių ir senų sistemų.

Pirmame etape dažniausiai skaitmeninamas vienas labiausiai skaudantis procesas, o kiti prijungiami, kai jis jau veikia. Rinkos duomenis ir tai, kaip skaičiuoti bendrą nuosavybės kainą, aprašėme straipsnyje kiek kainuoja individualios sistemos kūrimas.